Bedrijfsvoering in de non-profitsector

Anders dan ondernemingen in de private sector hebben overheids- en semi-overheidsorganisaties geen winstoogmerk. Hetzelfde geldt uiteraard voor niet gouvernementele non-profitorganisaties.Toch is er bij bedoelde organisaties steeds meer sprake van kostenbewustzijn. Zij worden geacht om voortdurend te zoeken naar de ideale balans tussen het gedefinieerde kwaliteitsniveau van het te leveren product (het ambitieniveau) en de kosten die daar tegenover staan. Anders gezegd, het geld dat door de belastingbetaler of door andere geldschieters voor de realisatie van politieke of anderszins bestuurlijke doelstellingen beschikbaar wordt gesteld, dient zo effectief mogelijk te worden besteed. Men streeft een optimale balans tussen prijs en kwaliteit na en combineert dit streven met de bereidheid om, afgeleid van helder en meetbaar geformuleerde maatschappelijke doelstellingen, rekenschap af te leggen over het eigen handelen. Dit alles wordt bedoeld wanneer men het heeft over bedrijfsmatig werken

Planning & Control, Administratieve Ondersteuning en Facility Management

Ruud Veltmeijer Interim Management en Advies beschikt over een brede kennis en ervaring op het vlak van planning & control , secretariële en administratieve ondersteuning en facility management. Voor gedegen onderzoek en advisering inzake met deze deelterreinen samenhangende aspecten, alsmede voor de aansturing van aan deze deelgebieden gelieerde projecten bent u bij Ruud Veltmeijer Interim Management en Advies aan het juiste adres

Aansturing en Coaching

Ruud Veltmeijer beschikt over een jarenlange ervaring met het aansturen van grote groepen junior en senior ondersteunende medewerkers. Hij kent de krachten en de valkuilen. Zijn managementstijl die zich kenmerkt door een mix van resultaatgericht-heid en mensgerichtheid, heeft er keer op keer toe geleid dat hij belangrijke resultaten wist te boeken en tegelijkertijd veel vertrouwen genoot bij opdrachtgevers en medewerkers. Cliënten die Ruud Veltmeijer Interim Management en Advies al dan niet in een situatie van reorganisatie en verandering, opdracht verstrekken voor de aansturing van een groep mensen of voor de coaching van een groep of van een individu kunnen zich verzekerd weten van een op wederzijds respect, aanmoediging en doelgerichte ondersteuning gebaseerd helder gedefinieerd resultaat.

Conflictbemiddeling

Mensen die met Ruud Veltmeijer hebben samengewerkt kennen hem als een bruggenbouwer. Hij is goed in staat om te onderkennen waar de belangen van diverse stakeholders liggen. Hij kan goed naar meerdere partijen luisteren en benoemen waar de kansen voor een overeenkomst of een vergelijk liggen. Geduld en het vermogen om door partijen als stevig, maar tegelijkertijd vertrouwen wekkend en niet bedreigend te worden gezien zijn cruciale voorwaarden om een goede bemiddelende rol te spelen. Vanwege deze eigenschappen wordt Ruud Veltmeijer steeds vaker benaderd om een rol te spelen als conflictbemiddelaar. Juist deze rol is hem bij uitstek op het lijf geschreven.


Informatie management

 

Het zal niet eenvoudig zijn om een vakgebied aan te wijzen dat nog meer dynamiek kent dan het vakgebied van het informatiemanagement. Het besef dat digitaal documentbeheer de toekomst heeft, is inmiddels overal doorgedrongen. Steeds meer organisaties hebben de omslag gemaakt naar een situatie waarin het digitale document leidend is en het papieren document overbodig is geworden. Bij de meeste organisaties is deze omslag nog in volle gang. Parallel aan die omslag moeten organisaties zich bezinnen op de rol en de positie van documentbeheer. Het traditionele onderscheid tussen registratie en archivering verdwijnt. Dossiervorming vindt niet meer achteraf plaats, maar begint al direct nadat een proces is opgestart. Door de organisatie zelf aangemaakte of ontvangen documenten worden direct aan een zaak gekoppeld. Steeds vaker gebeurt dat automatisch. Ook de metadata worden zoveel mogelijk automatisch geregistreerd. Er komt geen mensenhand meer aan te pas. Als gevolg van de digitalisering zal veel van het traditionele uitvoerende DIV werk verdwijnen. In plaats daarvan is er in de complexe digitale wereld wel meer behoefte aan hoogwaardige begeleiding. We zien dan ook een verschuiving van de traditionele uitvoeringstaken naar taken op het gebied van kwaliteitsbeheer en advisering.

Informatie komt via steeds meer verschillende kanalen in steeds grotere volumes en met steeds grotere snelheid op ons af. Volgens sommige experts is tussen 2002 en nu door de mensheid meer informatie geproduceerd dan in alle jaren daarvoor. En al die informatie verliest steeds sneller haar relevantie. De halfwaardetijd van informatie neemt voortdurend verder af. Daarnaast begint het onderscheid tussen formele en informele informatie als gevolg van het gebruik van sociale media langzaam te vervagen. Een hoge ambtenaar die op zondag via sociale media een persoonlijk standpunt verkondigt, kan de volgende dag tijdens een vergadering functioneel moeilijk een totaal ander standpunt verkondigen zonder alle geloofwaardigheid te verspelen. We kennen uit de media allemaal de voorbeelden van functionarissen die zijn uitgegleden over zo'n spreekwoordelijke 'bananenschil'.

Het zou overigens niet goed zijn om alleen de risico's te benadrukken die de huidige complexe informatiewereld met zich meebrengt. Want voor wie met de risico's kan omgaan, wacht een wereld vol nieuwe mogelijkheden. In deze wereld is vrijwel alle informatie te vinden voor wie de juiste zoekvragen weet te stellen en voor wie de juiste verbindingen weet te leggen. Belangrijk is dan wel dat de vroegere eenzijdige focus op documenten moet worden losgelaten. Documenten zijn gegevensdragers, maar lang niet alle gegevens zijn in documenten vervat. Door de scope te verbreden van documenten naar gegevens ontstaan nieuwe mogelijkheden voor het vinden van antwoorden op gecompliceerde zoekvragen. Een mooi voorbeeld in dit verband is de toenemende interactie tussen geo beheer en documentbeheer. Het is bekend dat zeker 80% van alle document informatie een geo component heeft. Door een verbinding te leggen tussen Document Management Systemen en beheerkaarten ontstaan fantastische nieuwe mogelijkheden voor het gericht vinden van informatie.

Er is volop behoefte aan deskundigen die anderen in een steeds complexere informatiehuishouding helpen bij het stellen van de juiste vragen en bij het vermijden van de vele valkuilen. De traditionele DIV 'er moest eerder al plaatsmaken voor de documentbeheerder. En deze wordt nu weer vervangen door de informatiemanager. Niet alle taken van de informatiemanager nieuwe stijl zijn volkomen nieuw. De opstelling en het beheer van het Documentair Structuurplan (DSP) behoorden ook al tot de taken van de DIV 'er nieuwe stijl In het DSP worden afspraken omtrent de selectie, het beheer en de toegankelijkheid van digitale en analoge informatie vastgelegd. Een modern DSP is gebaseerd op het uitgangspunt dat de dossieropbouw digitaal en analoog de loop van de werkprocessen volgt. Dit uitgangspunt staat ook centraal bij de aanschaf, de inrichting en de implementatie van Document Management Systemen (DMS). Het moderne DMS biedt mogelijkheden voor het digitaal beheren, transporteren en archiveren van alle in een organisatie aangemaakte, dan wel door de organisatie ontvangen documenten. In optima forma vindt het proces van registratie en selectie van documenten goeddeels automatisch plaats en worden documenten al in een vroeg stadium van het proces aan een zaaktype gekoppeld. Documenten kunnen op elk gewenst moment op elke werkplek digitaal worden opgevraagd en afgedaan. Het DMS beheer is ook geen nieuwe taak. Maar anders dan de traditionele DIV' er voert de moderne informatie manager steeds minder zelf informatie in het systeem in. In plaats daarvan controleert hij of de invoer die geautomatiseerd of door anderen plaatsvindt, voldoet aan afgesproken kwaliteitseisen en treedt hij, indien nodig, corrigerend op. Dat vereist een stevigheid die voorheen minder werd verlangd.

De eerder beschreven verbreding van de scope van documenten naar gegevens impliceert ook een scopeverbreding van documentbeheer naar contentbeheer in brede zin. Om in het beheer en de ontsluiting van informatie in brede zin structuur te kunnen aanbrengen zijn metadataschema's nodig. De moderne informatiemanager moet deze schema's kunnen opstellen en beheren. Daarnaast ontwerpt en beheert de informatiemanager nieuwe stijl informatie- en attenderingsprofielen die ervoor moeten zorgen dat mensen, afhankelijk van hun interesse en of hun taak voor hen relevante informatie gericht krijgen aangeboden. Maar bovenal is de informatiemanager nieuwe stijl iemand die bekend is met trends en ontwikkelingen op informatiegebied en in staat is om de betekenis van die ontwikkeling voor zijn organisatie te duiden. Hij is in staat die ontwikkelingen te vertalen naar functionele vereisten voor de inrichting van de informatiehuishouding.

Diensten op het gebied van informatiemanagement

Ruud Veltmeijer Interim Management en Advies is goed thuis in de ontwikkelingen die het vakgebied van het informatiemanagement doormaakt en heeft daarnaast ook veel ervaring met de bewerking en sanering van analoge archieven. Die kennis is nog relevant, omdat sanering van papieren archieven vaak aan digitalisering vooraf gaat. Daarnaast komen veel organisaties tot de slotsom dat het voordeliger is om bestaande papieren archieven papier te laten en ze niet te digitaliseren. De bekendheid met ontwikkelingen en eisen op het vlak van bedrijfsvoering maakt Ruud Veltmeijer Interim Management en Advies bij uitstek geschikt om een bijdrage te leveren aan de totstandkoming van synergie tussen de belevingswerelden van DIV en van proces- en kwaliteitsmanagement. Op het gebied van informatiemanagement levert Ruud Veltmeijer Interim Management en Advies de volgende diensten: